Comment prendre des décisions avec votre collectif ?

C’est tellement agréable quand un groupe fonctionne bien et que tout le monde comprend son mode de fonctionnement ! C’est pour ça qu’il est vraiment important de prendre du temps pour décider de la manière dont on décide. Plus vous le ferez tôt dans la vie de votre groupe, plus vous éviterez les conflits et les malentendus, car tout le monde saura comment les décisions sont prises et se sentira inclus dans le processus.

Cet article vous présente les principes de base de la prise de décision et les comportements encouragés pour faciliter ce processus.

Lorsque vous prenez des décisions, posez-vous les questions suivantes

  • Est-ce que le mode de prise de décision est adapté à la situation ?
  • Est-ce le bon moment de prendre une décision ? Si c’est une grosse décision qui aura un impact sur tout le groupe, alors il est bon de veiller à ce qu’un maximum de personnes soit présent.
  • Les personnes seront bien plus susceptibles de tenir une décision si elles ont été réellement impliquées dans le processus de prise de décision, même si elles n’étaient pas tout à fait d’accord avec la décision.
  • La prise de décision est utile non seulement pour décider de ce qu’il faut faire, mais également pour permettre à votre groupe de parvenir à des propositions fortes en utilisant l’intelligence collective de votre groupe (notamment dans le cas de processus plus profond comme la gestion par consentement).

Il existe différents types de prise de décision. Chaque culture développe différentes façons de prendre des décisions. Il est important d’utiliser la bonne méthode de prise de décision en fonction du type de décision à prendre. Vous n’allez probablement pas passer par une longue gestion par consentement pour décider de la date de votre prochaine réunion. Dans ce cas, vous pouvez vous mettre d’accord de façon spontanée. Par contre, vous allez certainement opter pour un processus plus profond pour les grandes décisions qui ont un impact fort sur la vie de votre groupe.

Qui prend les décisions ?

Il est parfois plus important de se poser la question de QUI prend la décision, plutôt que celle de la méthode de prise de décision.

  • Si une personne de votre groupe dispose de précieuses connaissances dans le domaine qui concerne la prise de décision, il est peut-être intéressant de lui demander de faire une proposition au groupe ou de lui donner le pouvoir de prendre la décision.
  • Les sous-groupes peuvent également prendre des décisions dans les domaines qui relèvent de leur périmètre. Il faut pouvoir travailler la question de la confiance.
  • Certains groupes ont fixé un certain quota de présences obligatoires pour les décisions majeures.

Types de prise de décision

Il existe de nombreuses façons de prendre une décision et nous reprenons ici certaines méthodes qui se sont avérées efficaces pour les initiatives de Transition. Nous espérons qu’elles pourront aider vos groupes à mieux fonctionner. N’hésitez pas à utiliser d’autres formes de prise de décision que celles-ci si vous avez l’impression que c’est plus adapté à votre situation.

Se mettre d’accord de façon spontanée

Il s’agit d’une méthode rapide pour prendre de petites décisions qui n’ont pas d’impact majeur sur la vie de votre groupe. C’est une méthode que nous utilisons tous régulièrement sans même y penser. C’est ce qui se passe lorsqu’une solution semble plaire à tout le monde et que le groupe se met d’accord de façon automatique.

C’est bien pour : Les petites décisions comme l’heure de la pause pendant la réunion, la date de la prochaine réunion, etc. Ce mode de prise de décision n’est pas conseillé lorsqu’un débat est nécessaire.

AtoutsFaiblesses
Rapide et facilePeut-être trop rapide
Tout le monde est contentLa question devrait peut-être faire l’object d’une débat
Cela unifie le groupeLes personnes qui se taisent pourraient ne pas être d’accord

Vote à la majorité

Une ou plusieurs propositions sont avancées et du temps est prévu pour les questions et la discussion. Le vote est un processus simple où les gens votent pour l’option qu’ils préfèrent, ou votent pour ou contre (ou s’abstiennent). Le vote peut se faire à main levée ou par bulletin de vote secret.

C’est bien pour : Quand il y a deux options distinctes et qu’il faut choisir entre les deux, quand la décision doit être prise rapidement. Peut également être utilisé s’il n’y a pas de consensus pour une décision. Ce n’est pas une bonne option dans les cas où les personnes qui ont « perdu » le vote seront affectées directement et négativement par la décision. Dans ce cas, il vaut mieux essayer de trouver un consensus ou de passer par la gestion par consentement.

AtoutsFaiblesses
RapidePeut être trop rapide, les personnes pourraient voter sans comprendre tous les tenants et aboutissants, surtout s’il n’y a pas eu de discussion avant le vote.
Tout le monde vote sur un pied d’égalitéCertaines personnes pourraient ne pas obtenir ce qu’elles souhaitent, ce qui pourrait créer des divisions dans le groupe.
Peut donner de bons résultats si la discussion qui précède le vote est de bonne qualitéLa méthode de la main levée pourrait pousser certaines personnes à voter comme les autres.
Variante : le vote pondéré

Si vous avez le choix entre un grand nombre d’options, vous pourriez décider d’allouer aux gens un certain nombre de voix, disons trois voix par personne. Les personnes pourraient choisir d’octroyer une voix à trois options, ou trois voix à une option, par exemple. C’est à vous de voir. Vous comptez ensuite le nombre de voix par option. Cette méthode fonctionne bien si elle a été précédée d’une discussion.

Prise de décision par consentement

Au sein du mouvement de la Transition, nous aimons utiliser la prise de décision par consentement, et non celle au consensus. C’est un modèle qui s’inspire de la sociocratie et qui a été diffusé par l’Université du Nous. Cette méthode évite les « perdants » du vote à la majorité dont l’avis ne peut venir enrichir la proposition. De plus, elle ne tombe pas dans les travers du consensus où l’on cherche à ce que tout le monde soit d’accord. Ici, nous veillons plutôt à ce que personne ne soit contre et à ce que la proposition soit à l’écoute et au service du groupe.

C’est bien pour : prendre une décision qui aura des répercussions sur l’ensemble du groupe et quand il est vraiment important que tout le monde soutienne la décision finale, surtout si l’on a besoin d’eux pour que la décision puisse être mise en application. Étant donné que le processus est un peu plus long que les autres, nous l’utilisons pour les décisions plus importantes.

Le consentement a pour objectif de rendre la proposition acceptable aux yeux de tous et utilise l’intelligence collective du groupe pour créer et faire évoluer la proposition. Idéalement, un facilitateur qui comprend bien le processus va le guider et permettre au groupe de bien comprendre l’outil.

AtoutsFaiblesses
C’est un processus collaboratif qui met la proposition au centreParfois, le processus peut être long
L’intelligence collective du groupe est prise en compte pour façonner la proposition et prendre la décisionLes personnes doivent être capables de faire la différence entre leurs préférences et les intérêts du groupe, ce qui peut être compliqué.
Les décisions sont prises par le groupe en tant que groupe ce qui augmente leurs chances d’être tenues et respectées. 

Voici quelques termes et rôles qu’il vous faut bien comprendre avant de vous lancer dans la gestion par consentement.

  • Le facilitateur : C’est la personne qui facilite la gestion par consentement. Idéalement, il s’agit d’une personne capable de rester neutre par rapport à la proposition.
  • La proposition : C’est ce qui est mis en avant par le proposeur et qui fait l’objet d’un travail de groupe et d’une prise de décision
  • Le proposeur : C’est la personne qui fait la proposition au groupe. À l’écoute du centre, il a créé une proposition. Il doit bien connaître l’avis du groupe et être capable de répondre aux questions sur sa proposition.
  • Tours : Le facilitateur donne la parole aux participants en faisant des « tours ». Les participants peuvent « passer » s’ils n’ont rien à dire. Ce qui est important, c’est de procéder à un tour systématique et de donner à tout le monde la possibilité de parler. Il vaut mieux être assis en cercle pour que tout le monde puisse se voir.

Pour plus de détails sur la prise de décision par consentement, l’Université du Nous a produit un feuillet explicatif sur leur site web avec les étapes de ce processus décisionnel. Voici le lien vers cette ressource.


Les comportements qui aident à prendre une décision

  • Être clair et transparent sur qui a fait la proposition et comment elle a été créée
  • Écouter poliment et activement les idées des uns et des autres, même si vous n’êtes pas d’accord
  • Répéter les points principaux avancés par une autre personne et les reformuler avec vos propres mots avant de répondre, surtout si vous avez l’intention de contredire la personne.
  • Encourager les idées des autres et construire sur leurs propositions
  • Demander aux autres de critiquer vos propres idées et accepter les remarques
  • Être ouvert aux alternatives
  • Faire la différence entre les faits et les émotions
  • Rester calme et amical

Les comportements qui n’aident pas en réunion

Interrompre les autres au milieu de leur phrase

  • Ne pas reconnaître les idées que les autres ont avancées
  • Critiquer les idées des autres de façon non constructive
  • Se mettre sur la défensive lorsque vos idées sont jugées
  • Vous en tenir uniquement à vos idées et bloquer toute forme d’alternative
  • Fonder vos arguments uniquement sur des sentiments
  • Exagérer dans les émotions, faire preuve d’hostilité en cas de désaccord
  • Exagérer dans la rationalité et refuser de reconnaître les émotions qui sont liées à un sujet

Que faire s’il est difficile de prendre une décision lors d’une réunion ?

  • Arrêtez-vous et faites une pause. Vous pouvez inviter les gens à s’asseoir ensemble en silence et à observer ce qu’il se passe à l’intérieur d’eux-mêmes, de respirer profondément et de se recentrer. Voyez ensuite ce qu’ils peuvent lâcher pour pouvoir faire avancer la réunion et prendre une décision.
  • Rappelez-vous vos objectifs communs et repensez la décision dans le contexte du groupe et de ce qu’il essaie d’atteindre.
  • Avez-vous assez d’informations pour pouvoir prendre la décision ou avez-vous besoin de reporter la réunion pour obtenir plus de renseignements ? Parfois, il n’est pas possible de voir quelle décision est la bonne – dans ce cas, il se peut que toutes les solutions soient bonnes.
  • Faites la différence entre les émotions et les idées rationnelles. Parfois, il suffit, pour avancer, de nommer les émotions. Il se peut, par exemple, que les gens aient besoin d’exprimer leur tristesse par rapport à un fait pour pouvoir se rallier à la décision.
  • Est-ce que les personnes présentes sont bien celles qui doivent prendre la décision ? Assurez-vous que sont présentes les personnes les plus informées et les plus touchées par la décision. Parfois, des gens pourraient tenter de bloquer une prise de décision en évitant les réunions. Soyez clair sur le nombre de présences nécessaires pour prendre une décision et sur le fait que des décisions peuvent être prises sans que tout le monde soit présent.

Pour aller plus loin, les formations Groupe efficace et agréables du Réseau Transition ont pour objectif de vous aider à comprendre ces différents modes de prise de décision.